Sistema de capacitación en base a competencias. En: INFOTEP. Manual de metodología, medición y mejoramiento de la productividad:guía práctica de aplicación. 2a.ed. Santo Domingo, 2000. p. 37-60

El manual que contiene la Guía práctica para la aplicación de la metodología de medición y mejoramiento de la productividad empresarial, es editado por el INFOTEP y considerado como un importante documento destinado a difundir esta metodología entre todas aquellas empresas y organizaciones que pudieran hacer uso efectivo de sus directrices y que se traduzca en una gestión más eficiente y competitiva de éstas con reducidos niveles de costos operacionales. Interesa en introducir la reseña de uno de sus artículos que se refiere al sistema de capacitación en base a competencias.

Sistema de capacitación en base a competencias

Consideraciones generales. En lo referente a la capacitación, la empresa deberá diseñar y ejecutar sus contenidos en base a aquellas competencias o capacidades que ayudarían a la organización a ser más competitiva; para esos fines ha de definirse un sistema que facilite el diseño, la organización y ejecución de la capacitación interna en función de aquellas capacidades que hacen a la empresa diferente a las demás.

En este proceso el INFOTEP, participa como una entidad facilitadora-verificadora del mismo, y la empresa como la responsable principal, ya que se trata de sus normas de competencias, las cuales responden a sus propios intereses y características.

Las competencias reconocidas y validadas por una empresa a sus trabajadores y personal en general sólo tienen un valor referencial para las demás empresas de la misma rama o sector económico. Esto es así porque las competencias reconocidas sólo responden a las estrategias particulares de productividad de la empresa certificadora en cuestión, y que a su vez representan los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes, principios y valores específicos y concretos que le demandan para diferenciarse y destacarse de sus competidores. Este sistema de capacitación basado en sus propias normas de competencia laboral quedará conformado cuando la empresa logre integrar de manera eficiente los siguientes componentes:

Determinación de competencias laborales

Para la determinación de las competencias laborales se realizan seminarios /talleres con la participación de los supervisores y/o trabajadores expertos en cada área de la empresa. A continuación se detalla el procedimiento a seguir para desarrollar un taller de determinación de competencias.

Seminario taller: Guía para el facilitador

Objetivos: La realización de las actividades del taller permitirán obtener:

• El mapa de competencias claves del área funcional seleccionada.
• El currículum por competencias del área funcional trabajada
• Los módulos de enseñanza-aprendizaje según el mapa de competencias definido

Actividades antes del taller

• Determinar el área funcional de la empresa en la que se realizará el taller. Lo cual significará identificación del Gerente, los Supervisores y los Trabajadores expertos que conformarán el Panel o Comité de Expertos del área a ser analizada en el taller.
• Explicar en términos generales a los expertos lo que se persigue con el taller. Si la empresa es pequeña o mediana se puede hacer un taller para toda la empresa.
• Planificar el día, hora, lugar donde se llevará a cabo el taller.

Sesión 1
Tema: Inauguración del taller
Dinámica: Exposición

Objetivos: Dar apertura oficial al evento explicando la importancia del mismo y asegurar mejores resultados futuros en la aplicación de los productos que se obtengan en el taller.

Actividad del facilitador: El facilitador explicará la metodología a seguir y los objetivos del taller.

Sesión 2
Tema: Fase No. 1. Competencias de la empresa. Objetivos y estrategias en el mercado.
Dinámica: Panel de expertos visualización con tarjetas
Objetivos: Determinar cuáles son los factores de éxito o competencias clave que debe exhibir la empresa en el logro de sus objetivos y estrategias de negocios.

Actividades del facilitador:
Iniciar la sesión con una lluvia de ideas, preguntando a los expertos del panel:
¿Cuáles son los factores de éxito de la empresa en el logro de sus objetivos y estrategias?
¿Cuáles son las características principales que diferencian a la empresa de las demás del mismo ramo?
¿Qué actividad diferente hace la empresa, que las demás no hacen o no tienen?
¿Cuáles son los elementos determinantes que hacen la empresa más competitiva?

Sesión 3
Tema: Fase No. 2 Objetivos/competencias
Dinámica: Visualización con aplicación de cuestionadores clave. Lluvia de ideas con panel de expertos.
Objetivo: Determinar las capacidades o competencias clave del área seleccionada
Actividades del facilitador:

En términos generales, se procederá de la misma manera que en la fase anterior. Se inicia esta parte haciendo la pregunta siguiente a los expertos:

¿Cuáles son los objetivos específicos a perseguir por el área de: producción, mercadeo, administración-supervisión?, según sea el área que se esté analizando en el taller.

Sesión 4
Tema: Fase No. 3: Aspectos críticos a dominar y/o enseñar al personal del área
Dinámica: Lluvias de ideas/visualización
Objetivo: Determinar las competencias claves o aspectos críticos (capacidades) que ha de presentar el personal del área analizada.
Actividades del facilitador: La sesión se inicia expresando que el personal deberá mostrar las competencias (capacidades) necesarias para el logro de los objetivos del área y por consecuencia, las de la empresa. El facilitador preguntará a los expertos:
¿Cuáles son los aspectos críticos que deberán mostrar las personas que laboran en el área?
¿Cuáles son los aspectos críticos que han de enseñarse a futuros empleados del área?
¿A una persona nueva, qué le enseñaría primero y qué después?

Sesión 5
Tema: Fase No. 4. Estructuración de las competencias por familias
Dinámica: Visualización
Objetivos: Agrupar las competencias por familias tomando como referencia los criterios de competencias operacionales, competencias técnicas, competencias actitudinales y competencias de gestión administrativa.

Un punto clave a tener presente es que las:

• Competencias operacionales: son aquéllas que conllevan la realización de alguna tarea, operación específica, tales como: cortar, ensamblar, limar, fijar, pulir, pintar, etc.
• Competencias técnicas: son aquéllas que implican la utilización de algún conocimiento o técnica concreta para su realización como son: calcular, medir, leer e interpretar planos, etc.
• Competencias de comportamiento o actitudinales: son aquellas que implican mostrar alguna actitud o disposición como son: trabajar en equipo, coordinar con otros, responsabilizarse para hacer el trabajo, cooperar, participar, evaluar, decidir, resolver problemas, respetar a los demás (disciplina, responsabilidad, sentido de pertenencia).
• Competencias de gestión administrativa: son aquéllas que tienen que ver con la administración del trabajo. Ejemplos: registrar, reportar, elaborar programas de trabajo, presupuestos. etc.

El facilitador debe orientar al panel de acuerdo a una visión actualizada del trabajo. Induce a que los expertos descubran las competencias que tienen que ver con el trabajo en equipo, aseguramiento de la calidad del producto, visión general del negocio o la empresa, la seguridad e higiene, la comunicación efectiva, actitudes positivas, etc.

Sesión 6
Tema: Fase No. 5 Ordenamiento de competencias según grado de complejidad/dificultad
Dinámica: Visualización
Objetivo: Agrupar las competencias por familia según el grado de dificultad/complejidad en su aprendizaje o realización para obtener los módulos de aprendizaje o itinerario.

Evaluación diagnóstica: Una vez que la empresa ha definido su mapa y curriculum de competencias, procede a realizar una Evaluación-Diagnóstica, mediante la cual obtiene el conjunto de capacidades dominadas y no dominadas por el personal.

Organizar la capacitación por competencias: Para organizar la capacitación por competencias la empresa procederá a:

Definir responsables: Estos son seleccionados del equipo interno gerencial. A los gerentes de cada área se les añaden las funciones de gerente del sistema de capacitación por competencias. En cada área se selecciona un Coordinador de Evaluadores, dos o más Evaluadores y un Secretario. Esto implica que la sistematización del proceso de capacitación por competencias no descansa exclusivamente en el área de Recursos Humanos, como generalmente se podría interpretar, más bien esta área se encarga del apoyo logístico general del proceso en sí.

Se recomienda iniciar el proceso de capacitación por competencias por un área específica, sin generalizar, hasta que se tenga la suficiente experiencia en el manejo de esta metodología.

Establecer la estructura organizacional: Una vez seleccionados los responsables se procede a definir una estructura organizacional, que estará en función del tamaño y complejidad de la empresa. Esta estructura tendrá como autoridad máxima al responsable del puesto de mayor jerarquía en la empresa (Director, gerente, presidente). Esto favorecerá el establecimiento y sistematización de la capacitación por competencias, como parte del proceso de la gestión de la empresa.

El siguiente estamento en esta estructura está ocupado por los gerentes de la empresa, quienes serán los responsables de operativizar el sistema en sus respectivas áreas, siempre con el apoyo del área de Recursos Humanos. Las estructuras jerárquicas siguientes las constituyen los coordinadores, evaluadores y verificadores internos. Tal y como se señaló al inicio del tema estas estructuras no constituyen creaciones de puestos diferentes a los existentes en la empresa, más bien son funciones que se agregan a los puestos.

Definir funciones de los responsables: Luego de designar los responsables y definir una estructura mínima, se procederá a determinar las funciones principales que han de cumplirse para asegurar la sistematización del proceso de capacitación por competencias laborales en la empresa. Por ejemplo:

• El Director tiene como función principal "Procurar la articulación del proceso de capacitación por competencia laboral con la estrategia de negocio de la empresa". Esto garantizará que la capacitación interna sea un medio para el logro de la misión o propósito de la empresa.
• El (los) Gerente (s), deberá (n) "articular el proceso de capacitación por competencia laboral con la gestión de los recursos humanos haciendo que este proceso funcione eficientemente dentro de la cotidianeidad del trabajo en su (s) respectiva (s) área (s).
• El coordinador de evaluadores se encargará de "organizar el proceso de capacitación por competencia laboral, coordinando la ejecución de las actividades de evaluación dentro de su área de trabajo.
• El verificador interno es responsable de "auditar el proceso de evaluación, planificando y documentando el proceso en sí, así como retroalimentando a los actores de la evaluación.
• El evaluador tiene como función principal "evaluar las competencias de los candidatos, así como desarrollar instrumentos de evaluación.

Elaborar procedimiento general de capacitación por competencias:

Para formalizar la instalación del sistema de capacitación por competencias, la empresa deberá elaborar un procedimiento general con el que informará a todo el personal sobre el proceso o metodología a seguir en la capacitación interna. En este procedimiento se debe especificar el rol de los conductores y beneficiarios (Directores, Gerentes, Evaluadores, Coordinador de Evaluadores, Verificadores Internos, y otros),así como los diferentes formatos y procedimientos específicos a utilizar.

Certificación de competencias: En términos generales, la certificación de competencias a nivel de empresas se constituye en una de sus estrategias de mejoramiento de la productividad, vía la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos. En este proceso, el INFOTEP participa como una entidad facilitadora-verificadora del mismo y la empresa como la responsable principal, ya que se trata de sus normas de competencias, las cuales responden a sus propios intereses y características.

Registro de competencias en el INFOTEP: Una vez que la empresa emite los certificados de las competencias de su personal, los remite, por medio de una comunicación, al Departamento de Registro del INFOTEP en la Oficina Regional que le corresponda para que este proceda a registrarlos en un libro que para esos fines tiene organizado. El INFOTEP regresa a la empresa por la misma vía los certificados ya registrados para que sean entregados a sus destinatarios.

Recomendaciones finales

Para obtener mejores resultados en la aplicación de esta metodología de medición y mejoramiento de la productividad, se requiere que la Gerencia de la empresa la adopte como una estrategia de gestión del negocio.

Esto implica poner en práctica cada uno de los procedimientos explicados anteriormente en cada una de las cuatro grandes actividades que conforman la metodología, es decir: Indicadores Económico-Financieros, de Gestión de procesos, de Gestión de Recursos Humanos y Desarrollo del Currículo en base a las propias Normas de Competencias Laborales.

Como se puede ver, cada una de las actividades se podrá llevar a cabo de manera independiente en cada uno de los cuatro aspectos señalados, aunque es indudable que conforman un todo integrado.

La clave para sistematizar los logros de la explicación de la metodología está en celebrar una reunión mensual de seguimiento con los diferentes equipos de trabajo encargados de ejecutar las actividades de la metodología en cuestión. En esta reunión se deben analizar los problemas que afectan el mejoramiento de los indicadores, así como las propuestas de solución de estos problemas.

 

 

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