Le greffe suggère ci-dessous quelques conseils relatifs à certaines questions sur lesquelles les requérants et leurs représentants désirent souvent être mieux informés. Les principaux points traités sont les délais (A), la présentation des requêtes (B), la jurisprudence (C), la procédure orale (D), les dépens (E), le désistement (F) et le recours en révision (G).
1. Il existe deux sortes de délais: ceux qui sont fixés à l'article VII du Statut du Tribunal, et ceux qui sont prévus dans son Règlement.
2. Les délais fixés à l'article VII du Statut pour l'introduction d'une requête sont péremptoires et, partant, non susceptibles de prorogation. Aux fins du calcul des délais, la date d'expédition de la requête est seule prise en considération (article 4, paragraphe 2, du Réglement du Tribunal). Cette date est celle du cachet de la poste apposé sur l'enveloppe ou le colis. Pour le cas où le cachet de la poste serait illisible, il sera prudent de faire recommander l'envoi de manière à obtenir un récépissé du bureau de poste. Ce récépissé servira alors, en cas de besoin, de preuve de la date d'expédition. En cas de doute au sujet de cette date, c'est la date de réception par le greffe qui sera prise en considération.
3. Si le temps presse et que toutes les pièces du dossier ne sont pas réunies, le requérant peut former une requête en envoyant à la greffière, de préférence par la poste ou par un service de courrier privé, avant l'expiration du délai statutaire, une seule copie de la formule de requête dûment remplie en ses points essentiels, c'est-à-dire les points 1 à 4. La greffière invitera alors le (la) requérant(e) à régulariser sa requête en fournissant les pièces manquantes dans le délai de trente jours prévu à l'article 6, paragraphe 2, du Règlement du Tribunal et susceptible d'être prorogé, ainsi qu'il est expliqué plus loin sous A.6.
4. La greffière communique au (à la) requérant(e), généralement par voie postale, les délais prévus aux articles 6, paragraphe 2, (régularisation d'une requête) et 9 (production de la réplique ou d'un exposé additionnel) du Règlement.
5. Le délai commence à courir à partir du jour suivant la date de réception de la lettre qui le fixe. Cette date est indiquée par l'avis de réception (bulletin orange que la poste doit renvoyer au greffe). Le délai expire à la fin du dernier jour; par conséquent, l'enveloppe ou le colis qui contient les écritures ne doit pas être expédié au greffe à une date plus tardive.
6. Les délais prévus dans le Règlement peuvent être prorogés, conformément aux dispositions de l'article 14. Une demande de prorogation doit parvenir au greffe, indépendamment de la date d'expédition, avant l'expiration du délai et devrait, autant que possible, être reçue par le greffe dix jours au moins avant cette date. La demande doit être adressée par écrit au Président ou à la greffière du Tribunal et envoyée soit par courrier normal en un seul exemplaire soit par fax ou par courriel. Elle devrait indiquer la date de réception de la lettre de la greffière (pour le cas où le bulletin orange n'aurait pas encore été reçu par le greffe), la durée du délai supplémentaire nécessaire et le motif invoqué.
7. La greffière n'informera pas de son propre mouvement l'autre partie de la prorogation, mais le fera si cette autre partie en fait la demande.
1. Chaque affaire comporte généralement quatre mémoires : la requête, la réponse de l'organisation défenderesse, la réplique du requérant, et la duplique de la défenderesse. D'autres exposés ne sont présentés que dans les circonstances visées plus loin sous B. 13 et 14.
La formule de requête
2. La formule de requête est celle qui est prévue à l'article 6, paragraphe 1 a), et à l'annexe du Règlement. Elle peut être reproduite par tout moyen approprié. Le requérant ou son représentant l'adressera ou la remettra à la greffière, en six exemplaires. Toutes les informations requises devraient figurer dans la formule même. Il ne devrait pas y avoir de blancs non justifiés. La mention "NA" (non applicable) peut figurer chaque fois qu'il y aura lieu. Chaque formule comportera la signature manuscrite du requérant à la page 3 : une photocopie de la signature n'est pas valable.
3. Chaque exemplaire de la formule comportera en annexe une copie du mémoire et un jeu des documents. En d'autres termes, tous les documents doivent être déposés en six exemplaires, à savoir l'original et les cinq copies prévues à l'article 6, paragraphe 1 d), du Règlement.
Les pièces jointes
4. La première pièce jointe sera un mémoire qui comportera au moins deux parties principales. La première consistera en un exposé de l'historique du différend comprenant des références aux annexes pertinentes. La seconde exposera les moyens du requérant, également avec des références aux pièces jointes. Le mémoire devrait être aussi court que l'intelligence des faits le permet et pas plus long que la complexité des points soulevés ne l'exige. Le texte doit être lisible facilement, de préférences en double interligne et avec de grandes marges.
5. Toute autre pièce jointe devrait être mentionnée dans le mémoire et toute pièce mentionnée dans le mémoire devrait être jointe. Toute pièce jointe devrait comporter une justification quelconque de sa pertinence. C'est mal présenter ses écritures que de se borner à joindre une pièce sans indiquer l'allégation qu'elle est censée confirmer ou l'argument qu'elle vient étayer. Si un mémoire se réfère à une pièce déjà déposée par l'une ou par l'autre des parties, il n'est pas nécessaire d'en fournir une autre copie.
6. Toutes les pièces jointes seront énumérées sur une seule liste à la page 3 de la formule et, s'il n'y a pas suffisamment de place, sur des feuilles supplémentaires intercalées entre la formule et le mémoire.
7. Chaque pièce doit figurer dans la nomenclature et porter un numéro d'ordre. Les pièces jointes devraient, autant que possible, être présentées dans l'ordre chronologique. Le texte même doit être identifié par son numéro, qu'il sera utile de porter sur une page de séparation ou sur un signet. Toute référence dans le mémoire à une pièce à l'appui doit citer le numéro sous lequel celle-ci figure dans la nomenclature.
8. Lorsque le requérant attaque une décision explicite, il doit joindre le texte de cette décision. Lorsque la décision attaquée est implicite, il doit fournir le texte de la réclamation telle que notifiée à l'organisation.
9. Le requérant n'est pas tenu de fournir une preuve à l'appui de chaque allégation portant sur un point de fait. En effet, les pièces les plus utiles risqueraient alors de se perdre dans un amas de documents n'ayant que peu ou pas d'intérêt. Si la réponse de la défenderesse conteste une allégation donnée, le requérant peut produire une preuve à l'appui de ses dires dans le cadre de sa réplique.
10. Les photocopies doivent être complètes et très lisibles. Si le texte est difficile à lire, une transcription certifiée conforme à l'original sera également indispensable.
11. Les textes qui ne sont pas rédigés en anglais ou en français seront accompagnés d'une traduction complète dans la langue choisie pour les écritures. La traduction peut être effectuée par une personne quelconque - pas nécessairement par un traducteur assermenté - dès lors que le requérant ou son représentant certifie son exactitude en signant la formule de requête (voir la rubrique "signature" à la page 3).
12. Les documents n'auront pas besoin d'être cartonnés. Le greffe utilise des classeurs standard qui rendent les autres superflus. Toutefois, les documents ne doivent pas être livrés en vrac mais en paquets distincts correspondant à des jeux complets de manière à ce que ce ne soit pas au greffe de le faire.
Ecritures supplémentaires
13. Les écritures prennent fin avec la duplique de la défenderesse. En la communiquant, le greffier informera le requérant ou son représentant qu'il n'est pas invité à répondre. Il existe cependant deux exceptions :
1) Le Tribunal ou son Président peut ordonner soit la communication d'autres écritures, soit la production d'autres pièces.
2) Le Tribunal ou son Président peut autoriser le requérant, à la demande de celui-ci, à présenter d'autres écritures. Cette autorisation est accordée avec parcimonie et, en règle générale, uniquement lorsque la duplique contient un moyen ou produit un élément de preuve que le requérant n'a pas encore eu la possibilité de commenter et que le Tribunal considère comme essentiels. En règle générale, le Tribunal n'autorisera le requérant à aborder ni des questions que celui-ci aurait pu, le cas échéant, traiter dans des écritures antérieures, ni des questions que, bien qu'elles soient nouvelles, le Tribunal considère comme n'ayant aucune pertinence.
14. La demande d'autorisation de présenter d'autres écritures devrait prendre la forme d'une lettre (mais pas un message électronique) adressée au Président ou à la greffière en un seul exemplaire et résumant en une page ou deux les questions à aborder au cas où l'autorisation serait accordée. Les écritures elles-mêmes ne seront présentées que lorsque l'autorisation aura été accordée. Lorsque le requérant est autorisé à présenter de nouvelles écritures, la défenderesse est invitée à faire ses observations dans un ultime mémoire. Toutes écritures supplémentaires ainsi autorisées doivent être fournies en six exemplaires.
1. La majorité des requêtes ne sont pas susceptibles de soulever de nouveaux problèmes de jurisprudence; la plupart soulèveront des points de droit sur lesquels le Tribunal s'est déjà prononcé. La connaissance de la jurisprudence peut aider à déterminer si une réclamation vaut la peine d'être poursuivie auprès du Tribunal et, dans l'affirmative, comment le requérant va pouvoir plaider sa cause.
2. Le greffe du Tribunal tient, en anglais et en français, une base de données sur la jurisprudence dénommée Triblex. L'accès au système est gratuit. Il est recommandé à toute personne envisageant de former une requête devant le Tribunal de consulter Triblex avant de le faire.
3. Les parties devraient citer dans leurs écritures le texte même des jugements du Tribunal, et non celui de la base de données.
1. Le requérant peut solliciter, au point 5 de la formule ou dans sa réplique, un débat oral et/ou l'audition de témoins en sus de ses écritures.
2. Il est très rare que le Tribunal accepte les demandes de débat oral. Il ne sera enclin à le faire que si les écritures et les pièces ne lui permettent pas de se prononcer sur les points de fait et de droit qu'il considère comme déterminants.
3. Lorsque le Tribunal ordonne un débat oral, il appartient aux parties d'assumer ses propres frais, tels que les frais de voyage et les autres dépenses liées à l'assistance d'un conseil ou à l'audition de témoins, quel que soit le montant des dépens octroyés par le Tribunal dans son jugement (voir également sous E ci-dessous).
1. Le dépôt d'une requête est gratuit, mais il se peut que le requérant encoure des frais pour les services d'un conseil, les photocopies, la dactylographie, etc. Il peut demander le remboursement de tels dépens sous le point 4 a) de la formule de requête.
2. Le requérant débouté n'aura généralement pas droit aux dépens. Celui qui obtient gain de cause bénéficiera du montant que le Tribunal jugera approprié de lui octroyer dans les circonstances de l'espèce. Ce montant ne sera pas nécessairement aussi élevé que la somme réclamée sous le point 4 de la formule de requête.
1. Il peut arriver que le requérant désire se désister soit parce que le règlement de l'affaire est intervenu à l'amiable soit pour une autre raison. Dans cette hypothèse, le requérant doit écrire au Président ou à la greffière pour l'en informer dans les meilleurs délais, de manière que le Tribunal ne perde pas de temps sur l'affaire et puisse, si c'est encore possible, trouver une autre affaire à inscrire au rôle.
2. Le Tribunal acceptera une demande de retrait d'une requête jusqu'à la date de la signature de son jugement sur ladite requête. La signature peut intervenir à tout moment de la session au cours de laquelle l'affaire est inscrite au rôle, et, à partir de ce moment, le Tribunal refusera la demande et rendra son jugement à la date fixée.
Le recours en révision n'est prévu ni par le Statut ni par le Règlement du Tribunal. Conformément à l'article VI, paragraphe 1, du Statut, les jugements rendus par le Tribunal sont "définitifs et sans appel". Ils ont donc l'autorité de la chose jugé entre les parties.